(1) Die Formulierung in Abs. 2 Nr. 1, wonach zu gewährleisten ist, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung eingehalten werden, wirft die Frage auf, ob damit die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten des Art. 5 Abs. 1 DSGVO bzw. die Allgemeinen Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach § 47 BDSG gemeint sind. Dies auch vor dem Hintergrund, dass in Abs. 2 Nr. 3 explizit auf Regelungen der DSGVO Bezug genommen wird.

(2) Der Entwurf spricht in Abs. 2 Nr. 1 originäre Datenbestände an, die sicher aufzubewahren sind. Unklar bleibt, ob damit die ursprünglich in Papierform vorliegenden Datenbestände gemeint sind. Sofern dies der Fall sein sollte, erschließt sich nicht, weshalb hiervon wiederum Kopien vorgehalten werden sollen.

Eine Klarstellung zu Ziff. (1) und (2) wäre hilfreich.

§ 2 Abs. 2 Nr. 2 spricht, wie auch § 1 Abs. 2 VO-E, von einer Aufnahme in einen Datenspeicher. Hier fehlt es an einer Konkretisierung. So stellt sich insbesondere die Frage, ab wann von einer (vollständigen) Aufnahme in den Datenspeicher auszugehen ist.

Welche Form der Aufbewahrung der Entwurf voraussetzt (Tresor, Datentresor, anderer Ort, Cloud etc.) bleibt ebenfalls offen.

Da praktisch in allen Insolvenzverfahren personenbezogene Daten verarbeitet werden, wäre eine generische Regelung zu Cloud-Verwendungen sinnvoll.

§ 2 Abs. 2 sollte unter Nr. 4 (neu) um folgenden Zusatz ergänzt werden: „jederzeit ein Ausdruck der gesamten Tabelle oder einzelner Tabellenblätter in Papierform möglich ist.“

Die Regelung gewährleistet, dass auch Gläubigern, denen elektronische Kommunikationswege nicht zur Verfügung stehen, entsprechende Tabellenauszüge erteilt werden können. Zudem kann dadurch im Notfall die Durchführung eines Prüfungstermins bei technischen Störungen sichergestellt werden.

Die vorgeschlagene Regelung könnte auch im nachfolgenden § 3 VO-E aufgenommen werden.

Die Regelung sieht vor, dass die Tabellen über die angemeldeten Forderungen gemäß § 175 InsO ausschließlich im Dateiformat ITR von Insolvenzverwaltern in die gerichtlichen Systeme zu übermitteln sind.

Auch wenn eine Verengung der Dateiformate auf „ITR“ die Entwicklungen der Praxis aufnimmt, sollte die Verordnung offener auch für andere Formate sein. In Anlehnung an § 2 Abs. 1 eTab InsO-NRW sollte die Regelung lauten:

§ 4 Abs. 1 Satz 2 VO-E verweist auf technische Standards der Übermittlung.

Die Entwurfsbegründung führt dazu aus: „Die Regelung bestimmt das Dateiformat und nimmt Bezug auf die jeweils aktuell gültigen Schnittstellenbeschreibungen, die auf dem Bundes- und Landesjustizportal bekannt gemacht werden. (…) Die Schnittstelle ist bereits in der Vergangenheit für die Übermittlung der Tabelle genutzt worden.“13

Aus dem Bereich der IT-Dienstleister für Insolvenzverwalterkanzleien erreichte uns dazu folgender Hinweis:

Die bekannten Schnittstellen – sowohl „ITR“ als auch „TAB“ – sind unidirektional. Sie enthalten weder Mechanismen zur Korrektur noch zur Nachmeldung.

An dieser Stelle zeigt sich die Diskrepanz zwischen der gesetzlichen Regelung und der tatsächlichen Praxis. Gemäß § 176 InsO werden die angemeldeten Forderungen ihrem Betrag und ihrem Rang nach im Prüfungstermin geprüft. In der Praxis prüft im Vorfeld jedoch bereits der Insolvenzverwalter; im Prüfungstermin wird diese Prüfung vielfach nur „bestätigt“ bzw. werden strittige Vorgänge geklärt. Da im Rahmen der Datenübermittlung via „ITR“ oder „TAB“ jedoch Prüfungsdaten vom Insolvenzverwalter übermittelt werden, wird dadurch ein Bearbeitungsschema abgebildet, das es akademisch nicht geben kann (die Prüfung erfolgt im Prüfungstermin), das in der Praxis jedoch der Norm entspricht (die Prüfung erfolgt beim Verwalter).

Ergänzende Anmerkung:

Solange es keinen fixierten und revisionssicheren Datenfluss gab, war diese Diskrepanz zwischen Gesetz und Praxis unproblematisch. Durch die neue Spezifikation entsteht hier jedoch ein Problem. Es existiert keinerlei Standard oder Mechanismus für eine Rückmeldung der Gerichte (abweichende Prüfung im Prüfungstermin) zum Insolvenzverwalter (z. B. auch wegen abweichender Interpretation/Lesung eingescannter Unterlagen) und es existiert kein Mechanismus für die Änderung revisionssicher gespeicherter Vorgänge (Storno?).

§ 4 Abs. 2 Satz 1 VO-E sieht vor, dass in Papierform eingegangene Forderungsanmeldungen durch den Insolvenzverwalter in die elektronische Form zu überführen sind.

Damit wird eine (neue) Aufgabe für Insolvenzverwalter geregelt. Fraglich ist zunächst, ob dies von der Ermächtigungsgrundlage des § 5 Abs. 4 Satz 2 bis 4 InsO gedeckt ist. Die rechtliche Grundlage für die Landesregierungen bzw. die Landesjustizverwaltungen schafft § 5 Abs. 4 Satz 2 bis 4 InsO, der (lediglich) vorsieht, dass durch Rechtsverordnung nähere Bestimmungen über

getroffen werden können, wobei auch

gemacht werden können.

Unterstellt, § 5 Abs. 4 Satz 2 bis 4 InsO enthält auch für die vorgesehene Regelung des § 4 Abs. 2 Satz 1 VO-E eine ausreichende Ermächtigungsgrundlage,16 ergeben sich zur Regelung selbst jedoch eine Vielzahl von Fragen.

Die Entwurfsbegründung führt zu § 4 Abs. 2 Satz 1 VO-E aus:

Auch wenn nachvollziehbar ist, dass die Justiz eine Überführungsverpflichtung18 für die Insolvenzverwalter für notwendig hält, bleibt der daraus resultierende Personal- und Kostenaufwand für die Verwalterkanzleien bislang gänzlich unberücksichtigt.

Neben dem für Scanarbeiten einzusetzendem Personal ist die Vorhaltung und Wartung von Geräten notwendig, die neben einer ausreichend großen Dokumentenzufuhr auch über eine schnelle Scangeschwindigkeit und die Möglichkeit des Scannens auch anderer Objekte, wie bspw. Fotos, verfügen. Ebenso ist die Vorhaltung entsprechender Speicherkapazitäten erforderlich.

Dieser Personal- und Kostenaufwand findet in anderen Regelwerken bereits Berücksichtigung:

So regelt § 7 Abs. 3 JVEG, dass für die Überlassung von elektronisch gespeicherten Dateien anstelle der in Absatz 2 genannten Kopien und Ausdrucke 1,50 Euro je Datei ersetzt werden. Für die in einem Arbeitsgang überlassenen oder in einem Arbeitsgang auf denselben Datenträger übertragenen Dokumente werden höchstens 5 Euro ersetzt.

Ähnliches gilt für die Auslagen der Notare (vgl. 32002 der Anlage 1 zu § 3 Absatz 2 Gerichts- und Notarkostengesetz): „Dokumentenpauschale für die Überlassung von elektronisch gespeicherten Dateien oder deren Bereitstellung zum Abruf anstelle der in den Nummern 32000 und 32001 genannten Dokumente ohne Rücksicht auf die Größe der Vorlage: je Datei 1,50 €; für die in einem Arbeitsgang überlassenen, bereitgestellten oder in einem Arbeitsgang auf denselben Datenträger übertragenen Dokumente insgesamt höchstens 5,00 €. Werden zum Zweck der Überlassung von elektronisch gespeicherten Dateien Dokumente zuvor auf Antrag von der Papierform in die elektronische Form übertragen, beträgt die Dokumentenpauschale nicht weniger, als die Dokumentenpauschale im Fall der Nummer 32000 für eine Schwarz-Weiß-Kopie betragen würde.“

Für den Fall einer Überführungsverpflichtung des Insolvenzverwalters ist zugleich eine angemessene Regelung zum Kostenersatz zu treffen.

Die Regelung des § 4 Abs. 2 Satz 2 VO-E sieht vor, dass Forderungsanmeldungen grundsätzlich in schwarz-weiß, mit 200 bis maximal 300 dpi und der Komprimierung CCITT/TSS Group 4 Fax gescannt werden sollen.

„Die Vorgaben an das Scanformat“, so die Entwurfsbegründung, „soll ein Überschreiten der Mengenbegrenzung des EGVP bei der Übersendung und Performanceprobleme bei der Verarbeitung der Dokumente bei Gericht vorbeugen. Eine komprimierte Datenhaltung spart zudem Speicherressourcen.“19

Auch wenn die Entwurfsbegründung nachvollziehbar erscheint, berücksichtigt sie die tatsächliche Praxis nur unzureichend. So sind Originale, wenn sie in schwarz-weiß gescannt werden, häufig schlecht bzw. gar nicht lesbar. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn das Originalpapier selbst farbig ist bzw. Durchschlagpapier genutzt wurde. In diesen Fällen ist ein Scan in Graustufen oder Farbe notwendig.20 Zu beachten ist ebenfalls, dass andere Unterlagen ggf. qualitativ sehr hochwertig vorliegen, z. B. farbige Scans. An dieser Stelle gäbe es dann unterschied-ZRI 2023, 980liche Standards, je nachdem, ob es sich um vom Insolvenzverwalter eingescannte Unterlagen oder Fremdunterlagen handelt.

Zur Veranschaulichung möchten wir zudem auf Folgendes hinweisen:

Die Schwarz-Weiß-Vorgabe ermöglicht, ausweislich der Auskünfte eines IT-Dienstleisters für Insolvenzverwalterkanzleien, ein Maximum von ca. 450 Seiten (aktuell eher ca. 200 Seiten) pro Datenübermittlung. Dies entspricht, einhergehend mit der minderen Qualität der s/w-Scans, eher kleinen, bis maximal mittleren Verfahren mit höchstens 30-40 Gläubigern. Da derartige s/w-Scans qualitativ minderwertig sind, müssen die Verwalterkanzleien die Daten regelmäßig höherwertig für die eigene Nutzung einscannen. Da die Scans jedoch revisionssicher gespeichert werden müssen, können sie vor dem Versand nicht umkopiert werden, was wiederum bedeutet, dass die Kanzleien die Scans doppelt vorhalten müssen, einmal hochwertig und bestmöglich lesbar für die Eigenverwendung und einmal – offenbar unabhängig von der Lesbarkeit – minderwertig für den Gerichtsversand.

Aus dem Bereich der IT-Dienstleister für Insolvenzverwalterkanzleien erreichte uns zudem folgender Hinweis: Die CCITT/TSS Group 4 Kompression wurde zwar im ITU-T T.6 Fax-Standard definiert, hat jedoch schon seit geraumer Zeit nichts mehr grundsätzlich mit Telefaxen zu tun. Damit wird lediglich ein Kompressionsverfahren als solches beschrieben; es wird jedoch nicht definiert, welches Dateiformat verwendet werden soll. Die am weitesten verbreiteten Formate, die diese Kompression unterstützen, dürften TIFF und PDF sein. Auch an dieser Stelle wäre eine Klarstellung hilfreich.

Gemäß § 4 Abs. 2 Satz 3 VO-E sind die Originalunterlagen in Papier nach dem Scannen an das Insolvenzgericht zu übersenden.

Als Begründung findet sich dazu: „Da der Scanprozess bei den Insolvenzverwaltern nicht den Anforderungen „BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ entspricht, sind die schriftlich eingereichten Forderungsanmeldungen parallel in Papierform dem Gericht zu übersenden, dass diese für die Nachprüfbarkeit aufbewahrt bzw. ggf. selbst nach TR-RESISCAN digitalisiert.“21

Die Regelung stellt nicht nur einen Medienbruch im Kommunikationsweg zwischen Insolvenzverwaltern und Gerichten dar, sondern verursacht erheblichen Zusatzaufwand.

Dabei handelt es sich nicht nur um den Aufwand des Insolvenzverwalters im Hinblick auf die Übersendung der Papierunterlagen, sondern insbesondere um dessen Scanaufwand.

Soweit die Entwurfsbegründung bereits jetzt davon ausgeht, dass die Scans des Insolvenzverwalters nicht den Anforderungen „BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ genügen, stellt sich die Frage, ob es sich hier um eine „Arbeitsbeschaffungsmaßnahme“ für Insolvenzverwalter handeln soll, zumal das Gericht ausweislich der Entwurfsbegründung die schriftlich eingereichten Forderungsanmeldungen ggf. erneut scannt.22

Auch lägen in diesem Fall zwei Scans der in Papierform eingereichten Anmeldeunterlagen vor (einmal durch das Gericht/einmal durch den Insolvenzverwalter), womit es dann zwei „Original-Scans“ gäbe. Zu klären wäre, welches dieser beiden Originale als „echt“ anzusehen ist. Dies ist auch vor dem Hintergrund klärungsbedürftig, dass der Gerichtsscan ggf. zeitlich deutlich später erfolgt und damit möglicherweise qualitativ minderwertiger ist (Alterung von Durchschlägen). Ferner stellt sich die Frage, wie mit fehlenden/hinzugekommenen Seiten bzw. zusätzlichen Anmerkungen auf dem Papier umzugehen ist.

Fraglich ist zudem, wie in diesem Zusammenhang die Regelung des § 2 Abs. 2 Nr. 1 VO-E im Hinblick auf die sichere Aufbewahrung „originärer Datenbestände“ durch das Gericht zu verstehen ist.

Praktikabler wäre daher folgende Regelung: „Soweit mit den Insolvenztabellendaten zugehörige Dokumente an das Gericht übermittelt werden, reicht eine elektronische Übermittlung aus. Ausgenommen hiervon sind von Gläubigern vorgelegte Originaltitel.“

Dies wäre auch vor dem Hintergrund vorzugswürdig, dass vom Insolvenzverwalter lediglich weitergeleitete elektronische Dokumente den genannten Resiscan-Anforderungen ebenfalls nicht genügen. Fraglich ist auch, ob § 174 Abs. 4 InsO überhaupt Raum für besondere Form-anforderungen gibt.

Die Ausnahme von der nur digitalen Übermittlung für Originaltitel ist erforderlich, weil anderenfalls das Privileg des § 179 Abs. 2 InsO nicht zur Anwendung kommt.23

Für die Übermittlung der Tabellen und Anmeldeunterlagen sind zwei Alternativen vorgesehen. Die Übermittlung auf einem sicheren Übermittlungsweg gemäß § 130a Abs. 4 ZPO dürfte dabei in der Praxis den Standard darstellen. D. h., eine Übermittlung erfolgt entweder per beA (§ 130a Abs. 4 Nr. 2 ZPO) oder per eBO (§ 130a Abs. 4 Nr. 4 ZPO).

Die Übermittlung der Tabellen und Anmeldeunterlagen an das EGVP des Gerichts jeweils mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen betrifft danach nur die Fälle, in denen kein sicherer Übermittlungsweg i. S. d. § 5 Abs. 1 Nr. 1 VO-E genutzt wird.

So verweist die Entwurfsbegründung zu § 5 Abs. 1 VO-E zwar darauf, dass eine Anlehnung an die Regelungen des § 130a Abs. 3 Satz 1 ZPO erfolgt, eine qualifizierte elektronische Signatur jedoch lediglich bei der Alternative der Nutzung des EGVP des Gerichts (§ 5 Abs. 1 Nr. 2 VO-E) erforderlich ist.26

Fraglich ist jedoch, wie in diesen Fällen die Bezeichnung „jeweils“ auszulegen ist. Nach dem Wortlaut käme ein Verständnis dahingehend in Frage, dass es sich entweder auf den Übermittlungsvorgang als solchen oder auf die Tabelle und die (zusammengefassten) Anmeldeunterlagen bezieht. Hier ist, auch vor dem Hintergrund der Prüfung, ob etwaige Containersignaturen zulässig sind, eine Klarstellung geboten.